Eerder hebben we het in verschillende blogposts gehad over diverse eigenschappen die je kunnen helpen bij een effectiever én gelukkiger leven in je drukke bestaan als dokter, moeder, echtgenote, vriend, sportmaat, buurvrouw, voorzitter van de tennisvereniging, etc.

Eigenschap 1 (proactiviteit) illustreert jou als programmeur van je eigen leven. Eigenschap 2 (begin met het einde voor ogen) gaat over het schrijven van je persoonlijke programma, het einddoel waar je naar wil streven. Bij de derde eigenschap (belangrijke zaken eerst) gaan we met jouw eigen gemaakte programma aan de slag. Het is de praktische uitwerking van eigenschap 1 en 2. Hoe kan je met een overvolle agenda thuis en op het werk de ruimte en tijd vinden om je eigen doelen na te streven? Precies, belangrijke zaken eerst.

Opdracht

De opdracht die Covey ons bij deze eigenschap geeft:
Noem twee dingen uit je privéleven en op het gebied van werk die je heel graag zou willen doen (waar je nu vaak niet aan toe komt), maar die wel een positief effect op jouw leven zouden hebben.

Schrijf ze op, we komen erop terug.

Tijdmanagement

Wanneer je “belangrijke zaken eerst” wil toepassen moet je twee van je belangrijke eigenschappen gebruiken: onafhankelijke wil en discipline. Hierdoor kan je bewuste beslissingen nemen en deze uitvoeren, kortom prioriteiten stellen. Discipline blijkt voor mensen een moeilijk punt. Echter, met je eigen doelen voor ogen komt de discipline meer van binnenuit. Het is dan makkelijker om negatieve gevoelens (ik heb geen zin, ik ben te moe, etc.) ondergeschikt te maken aan je onafhankelijke wil (ik wil mijn doelen bereiken).

“Door je onafhankelijke wil, voorkom je dat je geleefd wordt.”

Stephen Covey

De tijdmanagementmatrix heeft mij daarbij enorm geholpen! Dit is een tool die ik in mijn dagelijks leven gebruik en het heeft mij enorm veel nieuwe (zeer confronterende) inzichten gegeven.

Bekijk het onderstaande schema nauwkeurig.

Urgent

Niet urgent

Belangrijk

Kwadrant I

– crisis

– urgente problemen

– projecten waarvoor een strikte

  deadline geldt

Kwadrant II

– voorzorgmaatregelen

– werken aan relaties

  nieuwe mogelijkheden 

  onderkennen

– planning en ontspanning

Niet belangrijk

Kwadrant III (delegeren)

– interrupties, sommige telefoontjes en e-mails

  sommige post, sommige rapporten

– sommige vergaderingen

– aanstaande kwesties

– aardigheden tegenover anderen

Kwadrant IV

– trivia (onzin dingen)

– sommige post en e-mails

– tijdverdrijf

– plezierige activiteiten

Bij alles wat we doen zijn twee factoren van belang: is het belangrijk en/of urgent? Urgente zaken moeten NU. Zoals de deur opendoen als er iemand aanbelt, of je zoon om 18u halen van het kinderdagverblijf (zeker wanneer de crèche om 18.15 belt of je hem nog komt halen…). Belangrijke zaken zijn meer persoonlijk en afhankelijk van je individuele doelen die je hebt opgesteld. Ze dragen bij aan je levensdoel, aan je waarden, anders zijn ze immers niet belangrijk.

Soms lijkt het of alles in je leven urgent én belangrijk is. Je maakt een to-do-lijst die veel te lang is voor één dag. Je werkt keihard en aan het einde komt niet eens in zicht. Sterker nog, er komen steeds meer nieuwe dingen bij! Je wordt geleefd door je agenda en het lijkt alsof je geen keuze hebt. Je denkt dat je vooral werkt in kwadrant I, maar in werkelijkheid werk je vaak ook veel in kwadrant III (wel urgent, maar niet belangrijk) en zelfs in IV (niet urgent en niet belangrijk!).

Prioriteiten stellen

Hoe komt het dat onze agenda ons beheerst in plaats van andersom? Omdat we geen prioriteiten stellen en alleen bezig zijn met korte termijn planning. Weet je welke mensen echt effectief zijn? Mensen die met name leven in kwadrant II. Kwadrant II is dé kern van effectief persoonlijk management. Deze activiteiten zijn niet dringend, maar wel heel belangrijk, zoals het onderhouden van relaties (thuis en op je werk), ontspanning, lange termijn planning en voorbereiding. Je houdt controle over je eigen leven door tijdig te werken aan belangrijke zaken. Dit heet prioriteiten stellen (eigenschap 1: proactief zijn) en prioriteiten stellen doe je aan de hand van je persoonlijke missie en doelen (eigenschap 2: het einde voor ogen). Wanneer je prioriteiten gaat stellen en geen activiteiten uit kwadrant III en IV meer doet krijg je automatisch meer tijd voor activiteiten uit kwadrant II. Win-win.

“Wat er het minst toe doet mag nooit ten koste gaan van wat er het meeste toe doet’

Goethe

Denk even terug aan de twee dingen uit je privéleven en op het gebied van werk die je heel graag zou willen doen, maar nu niet doet. Zijn het toevallig kwadrant II activiteiten? Ze zijn (erg) belangrijk, maar niet dringend en daarom doe je ze niet, maar ze zouden wel een positieve uitwerking hebben op je leven. Precies een omschrijving van kwadrant II :).

Nee zeggen

Het lastige van prioriteiten stellen vind ik het “nee” zeggen tegen dingen die (voor mij) niet belangrijk zijn. Je hoort jezelf denken: “Ik heb hier eigenlijk geen tijd voor, maar ik heb geen zin in discussies en teleurgestelde gezichten”. Dus zwicht je weer voor een kwadrantje III of IV. “Nee” zeggen wordt echter eenvoudiger als je het bewust doet op basis van de juiste principes en wanneer het voorkomt uit je eigen persoonlijke doelen. Overal “ja” op zeggen is de weg van de minste weerstand, je hoeft alleen maar in de dagelijks flow mee te gaan. Nee zeggen vereist echter een proactieve, zelfbewuste houding. Dat vergt energie en enige discipline.

Delegeren

Wie echt effectief wil zijn moet leren delegeren (kwadrant III). Het neemt je enorm veel (onbelangrijk) werk uit handen en het leidt bij de ander tot een gevoel van vertrouwen en waardering. Daarbij is het belangrijk dat je diegene aan wie je delegeert geen uitgebreid en gedetailleerd plan voorkauwt (delegeren aan een knecht). Dan denkt de ander: “doe het lekker zelf!”. Maar geef de ander de ruimte, het vertrouwen, enkele richtlijnen en laat weten wat de gewenste resultaten zijn (delegeren aan de rentmeester). Dit kan je niet alleen toepassen bij collega’s, maar bijvoorbeeld ook thuis in je gezin en bij je kinderen. Maak hem of haar medeverantwoordelijk voor de taak. Het vereist geduld, vertrouwen en begeleiding om te delegeren als een rentmeester, maar het levert je op de lange termijn heel veel effectiviteit op.

 

Aan de slag!

  • Maak een tijdmanagement matrix voor jezelf en zet enkele van je activiteiten in de juiste vakken. Hoeveel procent van je tijd breng jij in welke vakken door?
  • Maak een lijst van verantwoordelijkheden die je kan delegeren en noteer achter elke activiteiten aan wie je dat zou kunnen delegeren.
  • Maak een week planning van je komende week:
    • Noteer eerst alle rollen die je hebt (vader, arts, voorzitter tennisvereniging, etc) en noteer de afzonderlijke doelen van deze week (2x sporten, sepsis protocol afmaken, vergadering raad van bestuur, auto naar de garage, naar het consultatiebureau, avondje uit eten met je vrouw, etc).
    • Zet de activiteiten in je weekschema van uur tot uur. Prop je schema niet helemaal vol, maar laat ook plekken vrij voor ontspanning en Kwadrant I zaken. Past het niet? Dan staan er waarschijnlijk te veel Kwadrant III en IV dingen op…
    • Kijk aan het einde van de week of het gelukt is je waarden en je doelstellingen te halen in je dagelijks leven.

 


Auteurs: Leonie Geut SEH-arts KNMG en Jeroen Veldhuis, SEH-arts KNMG

 

Reviewer: Klaartje Caminada, SEH-arts KNMG

 

Pin It on Pinterest

Share This